Vakantie planning

Dankzij wordpress kon ik de afgelopen op het strand in Griekenland zitten en toch mijn blog updaten. Sterker nog, terwijl ik dit schrijf ga ik zelfs nog op vakantie! [poef, weg illusie?!]

De afgelopen weken waren  h e c t i s c h . Een groot nieuw project, een deadline van een ander project en voorwerken voor de 3 weken dat ik niet op kantoor zou zijn, want – heel handig – gelijk na mijn vakantie reis ik door naar Stuttgart voor een vergadering. Ik probeer heel hard om niet ultra gestresst op vakantie te gaan en omdat ik weet dat dit een groot probleem is voor heel veel mensen, deel ik mijn do’s and don’ts.

1. plan een buffer

Ik heb tijd nodig om mijn koffer in te pakken, omdat ik anders net dat ene essentiële vergeet (contactlenzen bijvoorbeeld). Voor mij betekent vakantie ook niet dat ik 2 weken in hetzelfde t-shirt wil lopen (ik ken mensen die dit heeeerlijk vinden… be my guest, maar ik niet!). Dus ik heb die buffer van twee dagen, tussen m’n laatste werkdag en het moment dat ik op vakantie ga, echt nodig. Zo heb ik tenminste tijd om kleding te wassen en nog zonnebrand te kopen.

2. instrueer collega’s

Collega’s kunnen je werk (deels) overnemen maar dan moet je ze wel met duidelijke instructies achterlaten. Niet op vrijdagmiddag, half 5, spullen inpakkend wat informatie doormailen, maar duidelijke afspraken maken wat je wel en niet overdraagt en wat je van ze verwacht. Bij een weekje weg is het niet zo erg als je werk blijft liggen, maar 3 weken is al wat langer en ben je 6 weken weg dan is het helemaal een ramp als je terugkomt en je merkt dat je de deadline gemist hebt. Je collega’s willen je best werk van je over nemen, maar als je ze met halve informatie achterlaat, maak je het ze wel erg makkelijk om het niet te doen.

3. instrueer de buitenwereld

Ik begin meestal zo’n twee weken van te voren project partners en klanten op de hoogte te brengen dat ik wegga, dit geeft hen de mogelijkheid nog tijd met me in te plannen en hun eigen planning aan te passen. En voor mij betekent dit geen dubbele afspraken in m’n laatste werkweek.

4. werk voor

Als ik weet  dat ik bij terugkomst weer op volle kracht aan de slag moet dan kan ik net zo goed niet op vakantie gaan: De eerste en laatste dagen worden dan besteed aan plannen, lijstjes maken, een beetje stress, … Ik leef niet meer in ‘het nu’ maar al in ‘ weer terug op werk’ . Daarom werk ik zo veel mogelijk voor en ja dat betekende dat ik dit jaar met Hemelvaart thuis zat te werken. Ik heb een planning gemaakt van de komende 2 maanden en zo kon ik zien wat er na mijn vakantie binnen twee, drie weken af moet zijn: Dit zijn dingen die ik dus al voor mijn vakantie in gang moest zetten. Deze post is er een voorbeeld van, maar ook het werkplan en de uitnodiging voor een event worden nu voor mijn vakantie gedaan.

5. geen werktelefoon en email op vakantie

Heel veel mensen die ik ken hebben maar 1 telefoon: hun werktelefoon en die gaat dus mee op vakantie. Ik heb twee telefoons, al zolang als ik werk en het is heerlijk! Daarnaast ken ik mensen die ook op vakantie toch nog elke dag even hun email checken. Ik weet het niet hoor, is dat nou ECHT nodig? Ik snap het voor de korte termijn, als de toekomst van je bedrijf afhangt van die ene order of als je je klanten zo goed mogelijke service wil geven. Maar op de lange termijn? Is het goed voor jou? Voor je gezin? Maakt het echt uit voor het bedrijf? Ik ga er niet over oordelen, maar ik vraag me wel af wat de impact is van die bereikbaarheid. En wat is de prijs die je er uiteindelijk voor betaald?

6. geef jezelf wat tijd als je terugkomt

Hier heb ik dus deels gefaald, ik heb gelukkig de zondag als ik terug kom, maar maandag zit ik weer in het vliegtuig: Niet handig en zeker niet relaxed. en het erge is… ik weet nu al dat dit in september ook weer gaat gebeuren. Maar ja, soms heb je het gewoon niet helemaal zelf voor het zeggen! Een andere manier om jezelf wat tijd te geven is je ‘out of the office’ een dagje langer door te laten lopen: Nog even (bijna) geen telefoontjes en emails, en jij kan alvast de achterstand wegwerken.

En jij, heb jij een vakantie tip?