Acties, productiviteit en andere belangrijke zaken

Er is iets aan zondagmiddag (in tegenstelling tot zondagavond) wat ervoor zorgt dat ik het gevoel heb zeeën van tijd te hebben. Het ideale moment voor een lange lunch met een goede vriendin. Lekker eten, goede thee, kaarsjes aan en dan praten, praten en praten. Het is al een antropologische studie an sich om te zien hoe onderwerpen elkaar afwisselen: werk, vrouwenzaken, werk, hobbies, werk, vakanties… Het voelt goed om de tijd te kunnen nemen voor deze stroom van gedachten.

We hebben het vandaag veel over productiviteit gehad. Ik heb onlangs, eindelijk, de four hour work week gelezen en het heeft me geïnspireerd om op een andere manier met m’n werk om te gaan: bewuster en met meer focus. Ik had altijd al een routine, dus het is niets nieuws, maar ik zie nu hoe het effectiever kan. Geen rocket science, wel nuttig.

Aan het einde van de dag bepalen wat de volgende dag af moet zijn

Tot de four hour work week werkte ik met een to-do lijst die ik constant bijwerkte. Aan het begin van de dag maakte ik een rangorde zodat er meestal iets van 10, 15 punten op de lijst terecht kwamen. Wat op nummer 1 stond lag aan het gemak of de snelheid waarmee het afgerond kon worden en uiteraard aan de prioriteit van de activiteit. Nu bepaal ik aan het einde van de werkdag wat voor de volgende dag absolute prioriteit heeft. Maximaal 3 punten – niet alles is immers hoogste prioriteit. Dit geeft mij meer gevoel van controle, alsof ik niet geleefd wordt door een lijst.

En bovendien maak ik de lijst niet op basis van gemak, snelheid en onmiddelijke prioriteit maar ik check ze ook aan mijn laten we ze maar grotere doelen noemen (zowel werkgerelateerd als persoonlijke groei). Het verbaast me hoe verschillend het resultaat af en toe is. Uiteraard moet nog steeds alles gedaan worden, maar door de taken te spiegelen aan het ‘grote geheel’ wordt duidelijk welke invloed je kan uitoefenen op je eigen resultaten en die van anderen.

Mail lezen nadat taak x af is

Omdat ik nu weet wat ik de volgende dag echt gedaan moet hebben, heb ik besloten om mijn mailbox pas te openen nadat op z’n minst 1 van die taken afgerond is en bij voorkeur alle drie. Voor alle tegen argumenten die je misschien hebt, verwijs ik je naar het boek, want geloof me: Mail ontvangen = niet hetzelfde als belangrijk zijn. De wereld vergaat niet als je je mail niet om 9 uur maar om 11 uur leest. Get real!
Ik zeg niet dat het makkelijk is. En zeker als je een event aan het organiseren bent en verschillende businesstrips aan het afspreken bent, is email handig. En toch, outlook kan aan en uit en daar heb ik de controle over heb. En..  hoe meer email ik uitstuur hoe meer ik er ontvang. Dat is een belangrijke conclusie.

Krijg ik van die gestresste emails met een rood uitroepteken dan pak ik de telefoon en verzoek mensen vriendelijk doch dringend mij de volgende keer te bellen met zulke vragen.

Een lege mailbox aan het einde van de dag

Ik heb een folder gemaakt die ‘lopende zaken’ heet. Aan het einde van de dag loop ik alle mails die in mijn inbox zitten door. De emails waar ik niets mee hoeft te doen (of al gedaan heb) gaan naar hun folder (project, organisatie, etc), waar nog wel actie op genomen moet worden, gaat naar de ‘lopende zaken folder’. Ik heb zitten denken wat nou het verschil maakt, want in feite kan m’n inbox ook een ‘nog te behandelen’ folder zijn. Ik denk dat het zo goed werkt omdat ik een duidelijk onderscheid maak tussen ‘afgerond’, ‘nog doen’ en ‘nog niet behandeld’. De ‘lopende zaken folder’ loop ik eens per dag, eens in de twee dagen door en ik probeer het aantal lopende zaken op ongeveer 30 te houden. Dit is voor mij een goed aantal. Dat zal voor iedereen verschillend zijn.

Tijd nemen om na te denken

Het eerste moment van de dag waarop ik stilzit/lig is vaak het moment waarop ik in bed kruip en het licht uitdoe. Dat is dan ook gelijk het moment waarop gedachtes komen en gaan en als ik pech heb wanneer de stress begint. Die stress heeft vaak te maken met al de dingen die ik nog wil of moet doen. Sinds kort neem ik daarom ’s avonds de tijd om een kwartier stil te zitten en na te denken. Het geeft me de tijd om alles wat aandacht nodig heeft tevoorschijn te laten komen en er iets mee te kunnen doen. In bed, in het donker, lijkt alles groter en moeilijker dan wanneer je op kan staan en van een gedachte een actiepuntje kan maken…

De rode draad is bewust omgaan met wat je doet, wat je wilt doen en wat je moet doen. Als je grip houdt op wat je nog wilt en moet doen, houd je ook grip op je leven en voel je je beter.

twee relevante links:

jumpstart your day night before evening

How to Actually Execute Your To-Do List: or, Why Writing It Down Doesn’t Actually Get It Done